right track
Как сделать так, чтобы деловые встречи не проходили впустую?


Ранее мы уже писали, что, согласно исследованию Harvard Business Review, CEO крупных компаний проводят в неделю около 37 деловых встреч и уделяют этому 72% своего времени. Отсюда вопрос: что делать, если это время тратится неэффективно, или вы не уверены, что на встречах добиваетесь поставленных целей?
Онлайн-сервис по планированию мероприятий и тайм-менеджменту Doodle провел исследование, посвященное организации компаниями деловых встреч в разных странах мира. В ходе работы были проанализированы результаты 10 млн встреч и интервью более чем с 6500 профессионалами из США, Великобритании и Германии.
Согласно исследованию Doodle, плохо организованные встречи обойдутся США в $399 млрд, в Великобритании – в $58 млрд, в Германии – в $73 млрд, а в Швейцарии – в $33 млрд.

Несмотря на развитие технологий и появление множества сервисов для онлайн-конференций, компании до сих пор отдают предпочтение организации личных встреч (76%); далее идут телефонные конференции (7%) и видеозвонки (5%).

Средняя продолжительность встреч занимает:

  • от 30 до 60 мин (41%);
  • от 16 до 30 мин (39%);
  • от 61 до 90 мин (13%).

Около 71% профессионалов теряют свое время из-за ненужных или вовсе отмененных встреч.

Как влияют встречи, которые по разным причинам не достигли своих целей, на работников?
Вот, как на это ответили респонденты:

•Плохо организованные встречи означают, что у меня не будет времени сделать остальную часть своей работы (44%);
•Бесполезные мероприятия приводят в замешательство (43%);
•Плохая организация отвлекает от фокусирования на основных проектах (38%);
•Нерелевантные участники мероприятий замедляют достижение целей (31%);
•Неэффективные встречи ухудшают взаимоотношения между компанией и клиентами (26%).


В исследовании также приводятся методы, с помощью которых руководители и менеджеры компаний смогут избежать малоэффективных встреч:


•Ставьте четкие задачи перед каждой встречей;
•Обладайте ясной повесткой дня;
•Не зовите на встречи лишних людей;
•Используйте визуальные средства: видеозаписи, презентации.


Предложенные выше шаги по улучшению качества деловых встреч, несомненно, являются полезными и необходимыми для каждого руководителя и менеджера компании. Однако основная проблема провальных встреч заключается вовсе не в формальном отсутствии перечисленных характеристик, а в их сущностном непонимании. Как выявить и детализировать истинные цели? Как понять, кто из команды должен быть на встрече? Как получить объективную и детализированную повестку дня? Как анализировать процессы, происходящие внутри микро-социума проектной команды? Ответы на эти вопросы можно найти в Университете кратного роста Right Track. Приходите!